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デジタル化への取り組み

デジタル化の目的

当センターは以下のことを目的とし、デジタル化への取り組みを行っております。

・現在の事務処理のあり方の見直し
・時間短縮
・業務の効率化と生産性の向上
・ペーパーレスと経費削減
・職員はルーティン業務を解消し、企画、手配に集中
・電子帳簿保存法への対応

ホームページとメッセージ配信機能

編集加工が自由自在なホームページとメッセージ配信機能

・コンテンツの追加編集が自由に行えます。
・写真の入れ替えが自由
・文書の編集も自由
・会員へメッセージ配信機能でスマホへメール、LINEに送信
  (連絡事項、安全情報、研修会・講習会の案内、注意喚起等)
  登録者全員、職群班等のグループ別、個別にも対応
  添付ファイルも送信可能
・顧客への見積書送信
 今後はシルバーだより等も配信に切り替えていく予定です。

オンライン入会

当センターでは従来の対面式の入会説明会に加え、デジタル化の取り組みの一つとしてオンライン入会を推進しています。

・事前に撮影した入会説明会の動画を視聴することで、365日24時間いつでも入会説明会を聞くことが出来る仕組み
・理解度チェックシート、入会申込書、会費を添えて申し込めば即日入会が可能となっています。
・インターネット環境がない方は、事務所へ移設のジョブセレクトカフェでタブレットを使用し、いつでも視聴可能です。

電子契約システムの導入

委託契約書、派遣契約書いずれも紙面契約から電子契約へ移行していきます。
 ・契約締結までの時間短縮
 ・郵送料、印刷代、封筒代等の経費削減
 ・委託契約書の収入印紙不要
 ・保管場所が不要、クラウド上に電子保存
 ・見たい時にいつでも呼び出しが簡単 探す手間がいらない
 ・契約は法的担保あり 
 (法律に準拠し経産省、法務省、総務省が認めたクラウドサービス提供会社)
 ・お客様の費用負担はなし
衛生委員会の産業医の署名も電子署名 
 ・紙での郵送から電子署名へ切り替え

請求書の電子配信

※令和5年度より実施予定

これまで郵送により行っていた請求書を電子配信に切り替えていきます。
 ・紙面請求書から電子請求書に移行
 ・発送から到着までの時間短縮
 ・郵送料、印刷代、封筒代の経費削減
 ・請求書配信に特化したクラウドサービスを利用することにより電帳法にも対応
  メール配信するものと郵送代行も可能 データをアップロードするだけ
 ・お客様の費用負担はなし

庭木・除草の積算方式

庭木と除草の積算方式にもデジタル化を導入していきます。
・会員へ受注票の送信
・会員スマホから、見積書作成のための判定表をホームぺージ画面から事務局に送信 担当職員にメールが届く 
 会員は判定表の項目を簡単入力し送信 担当者はこのメールもとに見積書作成 
・見積書は発注者に送信
・会員は就業報告書も簡単入力でスマホから送信 
・時間短縮と作業の効率化
・郵送から切り替え

RPAを活用した事務の自動化

令和5年1月より順次運用開始予定

RPA(ロボテック・プロセス・オートメーション)

・委託契約書、派遣契約書をロボットPCにより自動作成
・経理関係各種帳票作成の自動化 手入力からの脱出
・各種事務、転記、チェック等の単純事務作業の自動化
 (人の判断を要しない事務的に行えるものはほぼRPA化可能)
・365日24時間、PCが稼働し事務処理を自動に行う
・事務の効率化と生産性の向上

電子帳簿保存法への対応

・電子取引関連帳票はPDF化しクラウドに保存
(受注票、見積書、請求書等・・・)
 送信するもの、受信するものを区別保存

職員・その他

職員

・全職員の資質向上と人間力向上を目指し、社員教育を行っている民間会社と提携し、様々な研修コンテンツを各自の希望とレベルに合わせオンラインで動画受講することを習慣化
全職員が7つの習慣等グループワーク研修もオンラインで受講
・年次休暇等休暇申請は電子申請 ワークフロー化
・給与明細書は電子配信
・年末調整も電子申請
・職員のスケジュール、掲示板、日々の業務報告は社内ネットワークで管理
・出退勤管理もpcの電源で管理

その他

・革新的なweb会議システム
  (発言者に自動でカメラがフォーカス、聞きとりやすい音量の明瞭化)

こちらも併せてご覧ください

デジタル化への取り組み(439KB)

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公益社団法人 柏崎市シルバー人材センター
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